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您的企業e化.合理化了嗎?

您的企業e化.合理化了嗎?

(文.陳致瑋/致鼎資訊管理顧問有限公司執行副總)

很多企業進行e化專案的時候,往往過於強調商品的技術和功能,而忽略掉另一項重要且關鍵的要因,那就是企業的合理化作業流程。

評估,往往容易著眼於外部廠商的產品,但人們也總是忽略另一個相對的因素,那就是自己其實也是需要被評估的。

當我們在評估外部廠商的時候,我們會針對對方的商品功能、穩定性、服務、價格、保固等等問題盡其所能地考驗廠商的配合能力,但是卻往往從來沒有想過,就算是對方的條件都完美了,但是內部呢?是否已經作好導入e化的準備?

筆者要和大家分享的一項觀念是:

「外部的因素再重要,也不過是50%的影響因素而已。如果自己的條件不足,另外的50%,就會是觸發e化專案失敗的導火線。」

企業沒有做好合理化的動作時,就算是廠商的系統再好,也不見得能夠有效的解決企業所面臨的問題,反而可能造成企業的困擾:

「不導入還好,導入之後,反而問題全部出來。」

這句話是很多人曾經歷過的慘痛經驗,在企業完成e化導入之前,整個公司的團隊因為e化的過程太亂,衝突太多,反而造成人事異動率增高的問題。

因此要如何能夠將e化順利完成,僅需要掌握下列重點:

  • 評估廠商之前,先評估自己
  • 完整公司的作業流程和工作說明書
  • 列出自己的e化目標和預期效果
  • 根據目標及預期效果評估廠商的解決方案
  • 儘量採用套裝軟體,避免專屬開發

評估自己有一個好處,那就提高e化的成功機率。因為懂得評估自己的需求之後,所有的目標及預期效果都已經充分討論過了,因此和廠商溝通的時候,目標及需求就會很明顯,也就不會發生誤導廠商或是被廠商誤導的狀況。

公司有了完整的作業流程和工作說明書,就可以和廠商就工作流程(SOP或是Workflow)來討論。

各家廠商開發出來的系統都大同小異,但是也有其各自的特色。換句話說,系統如果能夠符合企業的需求,也是因為系統本身的一些小功能。因此,我們評估廠商,並非評估其系統的美觀或是價格,而是對方的系統軟體,是否符合公司的標準作業需求。

如果大部分的項目都能夠配合,那麼e化導入的成功機率也就很接近完美,也很合理。

此外,筆者必須提醒的一點就是,套裝軟體比較適合絕大多數的中小企業使用。中小企業不適合開發或是要求廠商開發客製化的系統。主要的因素就在於一般的公司規模有限、資源有限,無法擁有充足的人力和條件維護客製化系統。

再者,要求廠商客製化系統,最容易遇到的問題就在於相容性和問題的產生,因為廠商針對公司需要的特定規格開工生產。相對的,自己就成為第一家採用「新規格」商品的公司。因此,若是過程中遇到任何問題,系統廠商也不見得知道如何解決問題,因為規格是自己開的,系統的設計邏輯只有自己知道,對方也只是依照規格代工而已。

我們必須修正一個觀念,「付錢的不見得是老大」,因為我們自己不懂技術,而對方也只是按照我們的要求去開發。自己解釋不清楚,如何能夠責怪他人?

所以,公司要避免要求廠商客製化系統。這個道理就像是我們不會故意要求微軟為了我們公司的需求去修改Windows一樣。否則開發費用需要自己負擔之外,自己還要承擔失敗的風險。

故,自己準備好,擁有完整的工作流程和標準是企業e化的重要關鍵,也是e化合理化的基礎要求。



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